Bürgerbüro der Stadt Flensburg – Service in Corona-Zeiten

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Redakteur

(CIS-intern) – Seit Beginn der Corona-Pandemie hat sich die Situation im Bürgerbüro der Stadt Flensburg stark gewandelt. Von einem auf den anderen Tag musste der Publikumsverkehr im Rathaus eingestellt werden. Seitdem arbeitet das Bürgerbüro daran, einen möglichst guten Service zu ermöglichen. So werden seit April rd. 1.500 persönliche Bürgerkontakte in der Woche nunmehr über Terminabsprachen und E-Mail/Post organisiert. Leitend sind dabei die Bestimmungen des Infektionsschutzes; der Schutz unserer MitarbeiterInnen und unserer Kundschaft geht immer vor.

Foto: Mario De Mattia
 
Das Bürgerbüro hat mittlerweile kreative und sichere Möglichkeiten gefunden, um die zahlreichen Dienstleistungen möglichst kundenfreundlich anzubieten. Viele Anträge können nun per Post und E-Mail gestellt werden und machen einen Termin nicht notwendig (z.B. Wohnberechtigungsscheine, Ummeldungen in Flensburg, Parkausweise, Fischereischeine/Marken).
 
Dabei nutzen wir alle verfügbaren Kommunikationswege; so nehmen bis zu drei KollegInnen regelmäßig 200 und mehr Anrufe am Tag entgegen. Bis zu 500 E-Mails und Posteingänge am Tag werden in kürzester Zeit bearbeitet. Aktuell werden pro Woche regelmäßig 600-700 persönliche Termine vereinbart und bearbeitet. Dies schaffen wir nur mit sehr engagierten Mitarbeiter*innen und einer flexiblen und kreativen Organisation.
 
Eine Aushändigung von fertigen Ausweisdokumenten über ein gesichertes Bürofenster und zu vorher vereinbarten Terminen gehört dazu genau wie die erfolgreiche Einführung von Online-Terminbuchungen. Zahlreiche wirksame hygienische Maßnahmen sind an den Kundenschaltern etabliert worden.
Allerdings führen diese “coronabedingten” Maßnahmen auch zu Einschränkungen im Kundenservice. So entstehen durch den großen Andrang am Telefon z.T. erhebliche Wartezeiten; Termine sind nur begrenzt vorhanden und es können auch hier längere Wartezeiten entstehen.
 
Wir bedauern die Unannehmlichkeiten und Erschwernisse, die diese Maßnahmen für die Einwohner*innen mit sich bringen, sehr. Die aktuelle Situation genügt sicher nicht unseren eigenen hohen Ansprüchen an den Kundenservice, den wir in den letzten Jahren verlässlich geboten haben. Infektionsschutz und Hygienekonzepte geben uns jedoch aktuell keinen Spielraum, den “Normalbetrieb” wiederherzustellen.
 
Das Bürgerbüro entwickelt laufend weitere Möglichkeiten, Wartezeiten zu reduzieren und höheren Service zu bieten. So ist kürzlich ein weiterer Kundenschalter eröffnet worden und wir haben die Terminzeiten deutlich ausgeweitet.
 
Dienstleistungen nur nach Terminvereinbarung
Nach wie vor können jegliche Anliegen nur nach vorheriger Terminvereinbarung stattfinden. Nutzen Sie deshalb unsere Online-Terminbuchung unter www.flensburg.de/Bürgerbüro. Achten Sie dabei darauf, einen gebuchten Termin über den Link in der Antwort-E-Mail zu bestätigen. Für jede Dienstleistung am Kundenschalter (auch Abholung der fertigen Ausweise und Pässe) muss ein Termin vorher vereinbart werden.
 
HINWEIS: Alle Dienstleistungen und Angebote der Stadt Flensburg, die ein persönliches Erscheinen erfordern, können derzeit nur nach vorheriger Terminvergabe erfolgen. Wir bitten Sie deshalb unbedingt um eine Terminvereinbarung unter www.flensburg.de bzw. um Kontaktaufnahme mit der städtischen Telefonzentrale unter 0461/85-0.
 
Ein Zutritt zum Rathaus ist derzeit generell nur mit einem bestätigten Termin möglich! Dafür bitten wir Sie um Verständnis.

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