(CIS-intern) – Eine Veranstaltung zu planen, um Länder zu vereinigen, hat sich bis jetzt immer als sehr positiv und erfolgreich erwiesen. Haben auch Sie ein solches Projekt geplant? Gerade in Grenzregionen sind diese Veranstaltungen immer etwas Besonderes. Plant man nun solch eine Veranstaltung und möchte das mit kleinem Budget durchführen, sollten einige der folgenden Punkte beachtet werden.
Einen Event-Plan erstellen
Durch einen Event-Plan kann von vornherein eine Veranstaltung genau definiert werden. Der Event-Plan beinhaltet den Ort, das Datum, das Budget, das komplette Marketing und eine ungefähre Anzahl der erwarteten Teilnehmer. Auch ein Sicherheitskonzept sollte integriert werden.
Ein Logo erstellen für die geplante Veranstaltung
Jede Veranstaltung läuft unter einem Motto, dadurch werden Teilnehmer über den Grund der
Veranstaltung informiert. Hierzu eignet es sich besonders gut, wenn Sie ein Logo erstellen, zum
Beispiel mit Adobe Express. Dort finden Sie auch diverse Logovorlagen.
Die Veranstaltung planen
Nur eine gut geplante Veranstaltung wird erfolgreich verlaufen und gleichzeitig kann das Budget niedrig gehalten werden.
Mit diesen Schritten kann eine Veranstaltung gut organisiert werden
Den Veranstaltungsort festlegen:
Eine Veranstaltung nahe der Grenze kann viele Besucher anlocken. Somit muss mit den Vorstehern der Orte eine Absprache gehalten werden und um Genehmigung für die Veranstaltung angefragt werden.
Ein Team zusammenstellen, damit alles gut organisiert werden kann:
Mit einem Team kann man viel leichter mehr in kurzer Zeit schaffen. Mit einem Team kann die Organisation und Werbung einfacher und effizienter durchgeführt werden. Auch das Sicherheitskonzept, ein Securityteam und technische Assistenten gehören dazu.
Das eigene Budget festlegen und finanzielle Unterstützung finden:
Grenznahe Veranstaltungen sind immer wieder eine gute Gelegenheit für kleine bis mittlere Betriebe, um auf sich aufmerksam zu machen. Das gilt für beide Seiten der Grenzen. In diesem Falle für Deutschland und Dänemark. Von einer grenzüberschreitenden Veranstaltung profitieren beide oder sogar drei Länder an den Grenzen. Wenn jemand aus der Umgebung teilnehmen möchte, um auf der Veranstaltung seine Produkte zu verkaufen oder auf sich aufmerksam zu machen, ist er oder sie in vielen Fällen auch dazu bereit, eine solche Veranstaltung finanziell zu unterstützen.
Datum und genaue Zeit festlegen:
Es ist wichtig für die Werbung ein genaues Datum und die Zeitspanne der Veranstaltung festzulegen. Außerdem sollte daran gedacht werden, einen Ersatztermin für Schlechtwetter einzuplanen.
Werbung für die Veranstaltung planen:
Je mehr Werbung, desto mehr Erfolg wird die Veranstaltung haben. Somit ist es auch von Vorteil, die Veranstaltung auf Social Media zu veröffentlichen.
Festlegen, welches technische Equipment benötigt wird:
Technisches Equipment wie Strom, Licht, Lautsprecher etc. ist bei einer Veranstaltung unerlässlich. Zudem sollte daran gedacht werden, dass Gäste auch Toiletten und Wasser zur Verfügung haben.
Wie werden die Besucher versorgt? Speisen und Getränke etc.
Es ist sehr vorteilhaft, wenn die Besucher mit Musik, kleinen Speisen und Getränken und Aktivitäten für Kinder unterhalten und versorgt werden. Auch Verkaufsstände der Betriebe aus der Umgebung profitieren davon. All dies ist bei Besuchern immer sehr beliebt.
Fazit
Hat man alles gut geplant und das Budget gut eingehalten, kann die Veranstaltung nur noch ein toller Erfolg werden. Gerade für Grenzgebiete ist eine grenzüberschreitende Veranstaltung eine enorme Bereicherung und fördert das Miteinander. Gerade das Miteinander ist in der heutigen Zeit äußerst wertvoll. Grenzüberschreitende Veranstaltungen fördern neue Freundschaften und oft sogar die Zusammenarbeit von Betrieben.
